Les Product Swarms, ou l’équipe Produit à la quête de l’organisation parfaite

En tant que professionnels de l’industrie digitale, nous sommes constamment à la recherche de nouvelles façons de procéder. Et pas seulement dans les domaines techniques ou design : nous aimons trouver les moyens les plus efficaces de résoudre des problèmes, même si cela signifie se réinventer tous les 6 mois.

Depuis mon arrivée chez iAdvize il y a 3 ans, en tant que Product Manager, c’est la cinquième fois que nous repensons complètement l’organisation de l’équipe R&D.

Aujourd’hui, je souhaite partager avec vous notre dernière expérience dans cette quête sans fin : trouver la meilleure façon de construire un produit !

Nous l’avons appelé Product Swarms !

Pourquoi avions-nous besoin de repenser notre organisation ?

Nous sommes à un moment décisif de l’histoire d’iAdvize. Nous avons fêté notre cinquième anniversaire, nous suivons une stratégie d’investissement et de croissance, de grands challenges nous attendent et une grande confiance vient d’être accordée à nos équipes (nous venons de conclure une levée de fonds). Tout ça est très motivant !

En tant que responsable d’une équipe Produit évoluant dans une entreprise en pleine croissance, ma mission est de trouver comment accélérer notre innovation. Cela signifie recruter des personnes passionnées, dotées d’un fort potentiel, et créer le meilleur environnement de travail afin que leur talent puisse pleinement s’exprimer.

Le concept de Product Swarm

 

 

Plus précisément, voici ce que nous souhaitions améliorer :

  • adopter une organisation « scalable » qui s’adaptera à la croissance de l’entreprise,
  • donner plus d’autonomie à notre équipe,
  • donner le pouvoir aux collaborateurs afin de les aider à grandir, tout en étant sûr qu’ils auront un impact direct sur le produit,
  • encourager l’émergence d’idées, et donc l’innovation.

N.b. : il y a certainement des milliers de manières différentes d’aborder la question d’une équipe. Le concept de Product Swarm est tout simplement une expérience :)

Qu’est ce qu’une Swarm ?

Qu'est ce qu'un swarm

Commençons par une simple définition.

« Swarm » est le terme anglais d’essaim, un groupe d’animaux qui s’agrègent et se déplacent dans la même direction. Il implique l’idée de mouvement et de communauté.

La nature est une source d’inspiration merveilleuse. Remplacez le mot « animaux » par « personnes » et vous disposez du concept de base sur lequel nous avons bâti notre nouveau modèle d’organisation.

Notre définition de Product Swarm

C’est un petit groupe de personnes, très motivées, concentrées sur un seul but stratégique, avec une échéance claire, et fonctionnant en autonomie.

Chez iAdvize, chaque Product Swarm :

  • est une agrégation de personnes volontaires (les collaborateurs choisissent leur Swarm).
  • est concentrée sur l’atteinte d’un des objectifs stratégiques de l’entreprise.
  • analyse ses performances selon un KPI unique.
  • propose sa propre roadmap (actualisée de manière mensuelle).
  • est éphémère (elle disparaît une fois que le but ou l’échéance est atteint).
  • est auto-organisée (elle peut choisir sa propre méthode de travail).
  • n’a pas un leader unique mais des responsabilités bien définies.

Comment est composée une Swarm ?

Organisation de la Product Swarm iAdvize

Nous souhaitons rester agiles et que les choses soient simples, c’est pourquoi nous avons décidé qu’une Swarm ne dépasserait pas 10 personnes, et inclurait les rôles suivants :

  • 1 Product manager : il détecte le besoin des clients, le communique auprès de la Swarm et propose une roadmap. Il mesure également l’atteinte de l’objectif.
  • 1 Product designer : il traduit les besoins des clients dans un design optimal et raffiné.
  • 1 Lead developer : il accompagne les developpeurs vers l’atteinte de leur objectif, il estime la complexité et formule des hypothèses en terme de planification.
  • 2 à 7 développeurs : ils construisent, testent et célèbrent les fonctionnalités que nous livrons.

Nous avons travaillé dur à la définition de chaque rôle, en essayant d’impulser un esprit d’équipe basé sur la confiance et la transparence. Mais nous croyons aussi que chaque membre d’une Swarm doit avoir un impact réel sur le produit. Pour atteindre cet objectif, une communication constante entre ces différents rôles doit être encouragée.

Petite anecdote : moins de deux semaines après avoir lancé nos premières Swarms, @cap a publié un post sur « La problématique de la responsabilité » (The Ownership problem) qui vaut la peine d’être lu si votre mission est listée ci-dessus.

Helpers

L’équipe Produit comprend également des helpers. Les Helpers ne font pas partie d’une Swarm en particulier, mais participent à toutes les Swarms. Leur mission est d’aider les équipes à atteindre leur objectif, en partageant leur expertise avec tous ceux qui en ont besoin.

Actuellement nous avons deux types d’helpers dans l’équipe :

  • les Data Scientists
  • les Ingénieurs Système
Equipe de Helpers

Moments clés

Chaque Swarm peut choisir sa propre méthode de travail, mais la plupart ont conservé les scrums avec des sprints d’une à trois semaines.

Afin de maintenir un bon niveau de communication dans toute l’équipe, nous avons établi quelques moments clés de partage :

Standup meeting quotidien

Faire de grandes réunions debout tous les jours, avec 40 personnes, n’avait plus de sens. Désormais, chaque Swarm désigne un « reporter » qui représente son équipe au cours d’un stand-up classique. Cela implique que la Swarm se soit synchronisée avant le standup global, lors de sa propre réunion ou en échangeant par écrit.

Temps : 15 minutes.

Démo interne hebdommadaire

Tous les vendredis, chaque Swarm réalise une démo de ce qu’elle a accompli pendant la semaine devant toute l’équipe Produit. Bonbons et applaudissements bienvenus :)

Temps : 30 à 45 minutes.

Démo mensuelle devant toute l’entreprise

Le grand show ! L’équipe Produit invite toute l’entreprise et présente chacune des évolutions majeures livrables du produit. Elle communique quelques données d’usage clés et annonce les évolutions à venir.

Temps : 60 minutes.

Les Hack Days

Chaque mois, les Swarms arrêtent de travailler sur leur projet principal et traitent des sujets transverses pendant trois jours. Par « transverse », nous parlons d’améliorations globales, de demandes clients récurrentes, ou d’une refonte importante qui n’est pas directement liée à l’objectif d’une Swarm.

Temps : 3 jours.

Comment les objectifs sont-ils définis ?

Notre vision produit reflète la vision de l’entreprise. Les objectifs des Swarms sont donc impulsés par les responsables de l’équipe R&D, sur la base des commentaires émis par les clients, l’équipe produit ou toute personne qui est en lien direct avec nos utilisateurs (Sales, Customer Success Manager, Marketing, Support, Formation…).

Chaque objectif a une échéance claire, généralement sous 2 à 6 mois. Avant de lancer une nouvelle série de Swarms, chaque objectif est étudié par le Board de l’entreprise. Ainsi, le top-management s’aligne avec les priorités des Product Swarms, devenant ainsi un facteur clé du succès de cette organisation. L’équipe commerciale et les Swarms doivent avoir des objectifs communs. Idem pour le Marketing et l’équipe Customer Success.

Comment avons-nous construit ce cadre ?

Mes amis @farnoux et @julienbreux (respectivement responsable du développement Web et du développement Mobile) et moi avons eu de nombreuses discussions afin de remettre en question nos méthodes de travail.

Nous sommes également influencés par nos lectures communes sur la performance d’équipes de qualité (comme Google, Spotify, Intercom…) et nous avons reçu de précieux retours d’expérience de brillants managers qui travaillent chez Twilio ou Dropbox.
Mais à nous 3, nous n’avions imaginé que les prémices de cette organisation. Nous avons emmené tous les membres de l’équipe hors des bureaux pendant une journée, nous leur avons présentés le concept dans les grandes lignes et, ensemble, nous avons défini chaque détail de cette nouvelle organisation.

Une partie de l'équipe R&D pendant l'atelier SwarmUne partie de l’équipe R&D pendant l’atelier Swarm

Je suis convaincu d’une chose : si vous êtes manager et que vous voulez repenser la manière dont vous travaillez en tant qu’équipe, le seul moyen de le faire est d’en parler avec votre équipe. Laissez-les débattre, aidez-les à formaliser leurs idées… Vous apprendrez beaucoup de choses et verrez surgir des idées géniales.

Et maintenant ?

1-zLEGC0dS7AndEoijFBySlANous voulons tester plusieurs choses dans les prochains mois comme laisser les Swarms définir leurs propres objectifs ou en définir des bien plus larges tels que « améliorer le MRR de l’entreprise » (N.B. : le MRR est l’acronyme de Monthly Recurring Revenue, indicateur clé des entreprises Saas).

Nous projetons aussi de créer de nouvelles équipes d’Helpers, spécialisés par exemple dans les requêtes Utilisateur, afin d’améliorer l’efficacité de l’équipe Produit.

Mais nous venons juste de commencer les premières Product Swarms. Test and learn !

 

N.B : Nous recrutons de nouveaux talents !

Si vous voulez rejoindre l’une de nos Swarms, sachez que nous recrutons dans tous les domaines :

Merci à Fred Arnoux, Jérémie Pottier et Miranda Hobbs.

Cet article a originellement été publié en anglais sur le site Medium.

Florent Gosselin

VP of Product @iAdvize

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